陽明山國家公園管理處各類電子信箱處理原則
- 92年5月19日修訂
- 94年11月15日修訂
- 一、
依據 依據「內政部部長電子信箱處理作業規定」、「內政部營建署各類電子信箱信件處理原則」，修訂本處理原則。
- 二、
民眾意見來源
- （一）
上級機關（總統府、立法院、行政院、內政部、營建署…等）電子信箱交辦信件。
- （二）
其他機關電子信箱信件。
- （三）
本處處長信箱信件。
- （四）
各課室公用信箱信件。
- （三）
留言版民眾詢問無法回答事項。
- 三、
民眾意見分類
- （一）
第1類：由上級機關層轉至處或民眾檢舉、陳情、與各課室組站業務相關之電子郵件及留言版民眾詢問無法回答事項。
- （二）
第2類：簡單網際網路詢問事項。
- （三）
第3類：各課室公用信箱信件。
- （四）
第4類：無關業務之廣告、邀請函及重覆信件等。
- 四、
處理作業程序
- （一）
第1類由行政室收信並列印呈送秘書批示承辦課室後，交收文處掛號分辦。受理單位承辦人應以「陽明山國家公園管理處各類電子信箱案件處理表」呈核，並於批示完成後將電子檔及公文影本交由行政室回覆，並索取回覆回條後，至課室登記桌辦理公文存查結案。
- （二）
第2類簡單詢問事項，由行政室逕行回覆。
- （三）
第3類各課室公用信箱信件：
- 各課室自公用電子郵件信箱收取郵件，應逕行辦理回覆，各課室公用電子郵件信箱負責人並辦理課收文之公文統計。
- 各課室公用電子郵件信箱之郵件內容若非屬業務權責，應先行回覆民眾本處已收文處理，並將來文轉交行政室處長信箱承辦人。
- （四）
第4類由行政室逕予刪除結案。
- 五、
追蹤列管：依據「參、民眾意見分類」 辦理
- （一）
第1類各信件自資訊室收信起3日內回覆，由行政室收文處以最速件辦理掛號並追蹤列管。
- （二）
第3類由各課室公用電子郵件信箱負責人列管稽催各類案件，並於收信3日內回覆。
- （三）
案情複雜之信件，如未能於法定期限內辦結，承辦人應依文書處理手冊規定辦理公文展期，並將延長理由交由行政室回覆發信人。
- 六、
其他注意事項
- （一）
請各課室指派承辦人及代理人各乙名，以便每日負責收發電子信件、管制處理時效及轉達等相關規定。另承辦人或代理人異動時，應主動通知行政室。 （請填列「陽明山國家公園管理處各課室公用電子信箱承辦人異動表」）
- （二）
於回覆民眾電子信件宜避免公文用語及格式，文字表達應具體明確、親切、口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
- （三）
處理信件時，應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權益。
- （四）
處理信件過程之相關人員應確實掌握時間，並隨到隨辦，不得留置；承辦人公差、請假時，代理人應即代辦，不得積壓延誤時效。
- （五）
本處「處長信箱」系統滿意度調查結果為「不滿意」或「很不滿意」，系統將自動重新掛號列入稽催，請各單位依據本處理原則第四絛處理作業程序第1款辦理。
- 七、
獎懲
信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本處行政效率，經查證屬實者，移送本處考績委員會依其情節輕重予以議處。